A Magyar Ügyvédi Kamara Országos Levéltára
Az ügyvédi tevékenység gyakorlásával összefüggő iratok megőrzéséről szóló 16/2018. (XI. 26.) MÜK szabályzat 3/A.1. pontja alapján a Magyar Ügyvédi Kamara a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény szerinti levéltárnak nem minősülő ügyvédi levéltárat a Magyar Ügyvédi Kamara önállóan tartja fenn, azonban annak működtetésével megfelelő szakértelemmel és technikai feltételekkel rendelkező harmadik személyt bízhat meg.
1. A szolgáltató
Rhenus Office Systems Hungary Kft.
A szerződés hatályosságának kezdő időpontja: 2014. november 01.
A Szolgáltató teljes körű szolgáltatást nyújt.
A Szolgáltató vezetője: Pankotai Tamás
Telefon +36 24 887 190
E-mail: Dataservice-ROS-Budapest@rhenus.com
A Szolgáltató egyéb irattári szolgáltatásra is vállalkozik, erre azonban az igénybevevőnek külön szerződést kell kötnie a Szolgáltatóval.
2. Ügyintézés
Az ügyvédi levéltárban való elhelyezéssel kell teljesíteni az iratőrzési kötelezettséget, ha az ügyvédi tevékenység gyakorlójának kamarai tagsága megszűnése, az ügyvédi kamarai nyilvántartásból való törlése, az ügyvédi tevékenysége gyakorlásának felfüggesztése, illetve az ügyvédi tevékenység szüneteltetése esetén irodagondnoknál, az ügyvédi tevékenység másik gyakorlójánál vagy más módon az iratok megőrzése nem biztosított.
Az iratok ügyvédi levéltárban való elhelyezésének a költségei cégiratok esetében a Magyar Ügyvédi Kamarát, más iratok esetében az iratjegyzéket kezelő területi ügyvédi kamarát terhelik. Az iratok ügyvédi levéltárban való őrzésének a költségei a Magyar Ügyvédi Kamarát terhelik.
Az ügyvédi levéltárban elhelyezni kívánt iratokról ügyfelenkénti bontásban, a cégiratok és az egyéb iratok vonatkozásában külön iratjegyzéket kell készíteni, amelyet a szabályszerű iratjegyzék benyújtásától számított 15 napon belül a területi ügyvédi kamara elnöke hagy jóvá.
Az iratjegyzéken szereplő iratokat - elektronikus irat esetén az iratot tartalmazó adathordozót - az ügyvédi levéltár által rendszeresített irattároló dobozokba kell rendezni, amelyen az irattároló doboz számát, az érintett ügyvédi tevékenységgyakorló nevét és kamarai azonosító számát, ennek hiányában lajstromszámát, az iratjegyzéket kezelő területi kamara nevét, valamint azt az időpontot kell feltüntetni, amely az irattároló dobozban elhelyezett iratok legkésőbbi selejtezési dátuma. Külön irattároló dobozban kell elhelyezni a cégiratokat és más iratokat.
A jóváhagyott iratjegyzéken szereplő iratanyagot az ügyvédi levéltár a levéltárba adást végzővel előzetesen egyeztetett időpontban, az iratőrzés addigi helyén külső megtekintéssel megvizsgálja. Ha az iratanyag az ügyvédi levéltárban való elhelyezésre alkalmas, az irattároló dobozokat az ügyvédi levéltár képviselője és a levéltárba adást végző együttesen úgy zárja le, hogy az állagsérelem nélkül ne legyen felbontható. A lezárt irattároló dobozokat az ügyvédi levéltár a helyszínen az iratjegyzék záradékolása mellett átveszi, majd azt az ügyvédi levéltárba szállítja.
A cégiratokról készült iratjegyzéket az ügyvédi levéltár, az egyéb iratokról készült iratjegyzéket az a területi ügyvédi kamara kezeli, amelynek az ügyvédi levéltárba helyezés szükségessé válásakor vagy azt megelőzően legutoljára az iratot kezelő ügyvédi tevékenység gyakorlója a tagja, illetve a nyilvántartottja volt.
A cégiratokat tartalmazó irattároló dobozt az ügyvédi levéltár, más iratokat tartalmazó dobozt az iratjegyzéket kezelő területi kamara elnöke vagy megbízottja jegyzőkönyv felvétele mellett bonthatja fel, ha az abban tárolt irat kiadása, harmadik személynek való bemutatása vagy arról másolat készítése, illetve a korábban kiemelt irat visszahelyezése szükséges. Az irat kiemelését, illetve visszahelyezését követően a dobozt a felbontására jogosultnak jegyzőkönyv felvétele mellett úgy kell visszazárnia, hogy az állagsérelem nélkül ne legyen felbontható.
Az ügyvédi levéltár az irattároló dobozon feltüntetett selejtezési időpontban az irattároló dobozt a tartalmával együtt, annak felbontása nélkül megsemmisíti, amelyről jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyvet az ügyvédi levéltár az iratjegyzéket kezelő területi ügyvédi kamarának megküldi, amely gondoskodik a megsemmisítés tényének és időpontjának az iratjegyzéken való feltüntetéséről.